I min roll som VD på JKRS och säljare av tjänster inom mötesbokning får jag ofta frågor om vad man ska tänka på om man vill köpa in tjänsten extern mötesbokning. Med bakgrund av det har jag skrivit en guide över saker som du bör fundera över samt frågor att ställa till leverantörer under upphandlingsprocessen. Jag har också skrivit en sammanfattning över för- och nackdelar med olika faktureringsmodeller. Förhoppningsvis kommer guiden att vara till hjälp vid ert val av samarbetspartner.
Vad är målet med att köpa in tjänsten?
Är målet att ert företag ska växa? Vill ni sänka företagets risk genom att arbeta mot fler kunder? Eller vill ni öka företagets marknadsnärvaro inom en viss kundgrupp?
Genom att förankra en tydlig målbild blir det lättare att specificera vilka förväntningar ni har på samarbetet. Det blir också lättare att följa upp resultatet.
OLIKA ERSÄTTNINGSMODELLER
Det finns i regel tre olika typer av ersättningsmodeller som företag som bokar kundmöten använder sig av. Ibland består ersättningen av en kombination av dessa:
- Fast pris per genomfört möte – Leverantören bokar kundmöten och tar betalt för de möten som genomförs.
- Fast pris per bokat möte – Leverantören bokar kundmöten och tar betalt för bokade möten, oavsett om mötena genomförs eller inte.
- Fast pris per arbetstimme – Leverantören tar ett fast pris per genomförd arbetstimme.
FÖR- OCH NACKDELAR MED OLIKA ERSÄTTNINGSMODELLER
Det finns inget enkelt svar på vilken ersättningsmodell som fungerar ”bäst”. Istället handlar det om vad du som köpare önskar få ut av tjänsten. För att hjälpa dig på traven sammanfattar jag för- och nackdelar som finns med de olika ersättningsmodellerna nedan.
Fast pris per genomfört möte
Fördelar
- Liten ekonomisk risk.
Då du som köpare enbart betalar för de möten som genomförs tar du ingen risk i det fall leverantören inte bokar några möten.
- Lätt att mäta intäkter.
Då du som köpare på förhand känner till kostnaden per genomfört möte är det också enkelt att beräkna projektets finansiella hållbarhet. Du kan prognosera förväntad intäkt per genomfört möte och kan därifrån göra en beräkning av om projektet är lönsamt eller ej.
Nackdelar
- Risk för att projekt får låg prioritet
Då leverantören enbart tar betalt för genomförda möten finns det ofta inget skriftligt krav på hur mycket tid leverantören ska ägna åt projektet (det är också svårt för beställaren att kontrollera). Om projektet efter uppstart visar sig vara ”svårt” sett till den ersättning som erhålls (läs: leverantören bokar för få möten, vilket ger en låg intäkt), kommer leverantören troligtvis inte att prioritera projektet. I förlängningen bokas inte den volym av möten som uppdragsgivaren förväntar sig.
- Risk för låg kvalificering av inbokade möten
Då leverantörens finansiella incitament är att boka en så hög volym av möten på kortast möjliga tid riskerar en god kvalificering av inbokade möten att hamna i andra hand. Det kan leda till att möten upplevs som ”intjatade” eller bokas med okvalificerade företag.
- Lägre flexibilitet
Då det ligger i leverantörens intresse att leverera genomförda möten på kortast möjliga tid, behöver du som beställare ofta betala extra för tillkommande arbetsuppgifter, så som att ställa kvalificeringsfrågor, bokföra uppgifter i andra system, ansluta beslutsfattare till nyhetsbrev med mera.
Samma sak gäller om du som beställare under pågående projekt vill börja bearbeta nya målgrupper eller ändra befintligt arbetsupplägg. Det finns en risk att den nya målgruppen upplevs som svårare att bearbeta och då kommer förmodligen leverantören vilja ta en ny prisdiskussion.
Vem passar detta för: Att betala för genomförda möten kan vara en god idé för den som vill ta en låg finansiell risk vid köp av bokade möten, alternativt för större organisationer som vill förse en säljavdelning med en stor volym av bokade möten, där en hög kvantitet är viktigare än en hög kvalitet.
Min upplevelse är att faktureringsmodellen fungerar bäst om uppdragsgivaren erbjuder en tjänst/produkt som är lätt att förstå, går snabbt att utbilda inom, samt har en låg kvalificeringsgrad. Detta då företag som arbetar enligt en helt provisionsbaserad faktureringsmodell nästan alltid erbjuder sina anställda helt eller till största del provisionsbaserad lön.
Det är en lönemodell som kan upplevas som otrygg och ofta medför hög personalomsättning samt anställning av medarbetare utan tidigare försäljningserfarenhet.
Det är också vanligt att företag som har en provisionsbaserad ersättningsmodell i sin tur anlitar underleverantörer som utför själva arbetet. Det kan givetvis fungera alldeles utmärkt, men det sker ofta på bekostnad av att det blir svårt att kontrollera kvalitet i arbetets utförande.
Om du säljer en mer komplex tjänst som kräver djupare förståelse inom ett visst område, samt önskar en högre kvalificeringsgrad av bokade möten gör du klokt i att fundera över ovanstående. Om du däremot föredrar en hög kvantitet av bokade möten till ett förutsägbart pris, kan det vara en god idé att anlita en leverantör som tar betalt för genomförda möten.
Fast pris per bokat möte
Att anlita en leverantör som tar betalt för bokade möten har i stora drag samma för- och nackdelar som att anlita en leverantör som tar betalt för genomförda möten. Därför kan du läsa ovanstående för att skapa dig en bild av vem tjänsten passar. Dock tillkommer ett par nackdelar som jag lyfter nedan.
- Att betala för bokade möten kostar mer än att betala för genomförda möten.
Alla möten som bokas kommer inte att genomföras. Beslutsfattare komma bli sjuka, vabba och göra justeringar i sin kalender.
I genomsnitt genomförs ungefär 25-75% av de möten som bokas. Det stora spannet beror till stor del på hur mycket leverantören anstränger sig för att möten som bokas ska genomföras.
En leverantör som säkerställer att bokade möten är väl kvalificerade, bokar möten nära i tiden, skickar ut en kalenderbekräftelse i samband med bokning samt bekräftar mötet per telefon dagen innan mötets genomförande kommer troligtvis ha en högre grad av genomförda möten, än ett företag som inte anstränger sig på samma sätt.
Om du funderar på att anlita ett företag som tar betalt för bokade möten gör du klokt i att kontrollera hur företaget arbetar för att en så hög andel som möjligt av de möten som bokas ska genomföras.
Du behöver också räkna med ett bortfall av bokade möten om du vill prognosera en ungefärlig kostnad per genomfört möte. Om ett bokat möte kostar 2500 kronor och du uppskattar att 60% av de möten som bokas kommer att genomföras kommer du att betala drygt 4100 kronor per genomfört möte.
Vem passar detta för: I stora drag samma målgrupp som anlitar företag som tar betalt för genomförda möten (se text ovan). Dock tillkommer en högre risk, då kostnad utgår även för möten som inte genomförs.
Fast pris per genomförd arbetstimme
Fördelar
- Goda möjligheter för ett långsiktigt hållbart samarbete
Då leverantören har ett fast pris för sin tjänst, får man förmoda att leverantören beräknat att intäkterna är tillräckligt höga för att täcka fasta kostnader, löner samt generera någon typ av vinst. Det skapar möjligheter för ett långsiktigt hållbart samarbete, så länge uppdragsgivaren upplever ett positivt utfall av tjänsten.
- Högt engagemang – varje kund har betydelse
Då leverantören tar ut en fast ersättning från sina kunder försvinner leverantörens behov av att prioritera de uppdragsgivare som är lättast att boka möten för. Det skapar ett finansiellt incitament för leverantören att behålla samtliga kunder så länge som möjligt.
- Kvalificerad arbetskraft och ökad kvalitet
Förutsägbara intäkter möjliggör för leverantören att erbjuda fasta och skäliga löner. Det i sin tur möjliggör för leverantören att anställa kvalificerad arbetskraft – något som troligtvis genererar en högre kvalitet i arbetet.
- Samsyn på arbetets utförande
Då leverantören tar ett fast pris för sin tjänst, försvinner leverantörens incitamentet att enbart boka så många möten som möjligt (om detta inte är vad uppdragsgivaren efterfrågar).
Leverantörens incitament blir istället att säkerställa att uppdragsgivaren är nöjd med resultatet och fortsätter anlita leverantören. Det möjliggör för ett samarbete där leverantören kan följa uppdragsgivarens önskemål om kvalitet och kvalificering av möten utan att bestraffas ekonomiskt.
- Hög flexibilitet
Då leverantören tar ett fast pris för sin tjänst kan leverantören ofta erbjuda en hög flexibilitet i arbetet. Parterna behöver inte heller ta en ny prisdiskussion om arbetets genomförande förändras, nya arbetsmoment tillkommer eller om nya målgrupper ska bearbetas.
Nackdelar
- Högre finansiell risk
I de fall leverantören tar ut en fast ersättning för sitt arbete tar uppdragsgivaren en högre finansiell risk, än om uppdragsgivaren tar ut ett prestationsbaserat arvode. Risk finns för att uppdragsgivaren betalar ett högre pris per genomfört möte i det fall projektet inte faller väl ut.
- Inte för alla
För företag som säljer en vara/tjänst med en förhållandevis låg intäkt per genomförd affär kan ett fast timpris medföra att kostnaden blir för hög per anskaffad kund. Förhållandet mellan kostnad och intäkt är lättare att beräkna om uppdragsgivaren tar betalt per genomfört möte.
- Tjänst fordrar ett högt förtroende mellan parterna
Att arbeta utifrån fast ersättning / konsultarvode är inget ovanligt inom de flesta branscher. Dock fordrar det en högre grad av förtroende mellan parterna, än att arbeta utifrån en prestationsbaserad ersättningsmodell.
Sammanfattning
Vilken faktureringsmodell som passar bäst för er är givetvis svår att svara på, då mycket handlar om vad du som köpare önskar få ut av tjänsten, samt vilken typ av tjänst ditt företag erbjuder.
Oavsett vilken leverantör ni i slutändan väljer hoppas jag dock att detta blogginlägg hjälper er en liten bit på vägen.
Med vänliga hälsningar
Robin Söderström
