Efter drygt ett år med Covid-19 har många vant sig vid att hålla digitala möten. Vid interna möten tycker jag att det är det okej att använda datorns kamera och mikrofon, så länge budskapet går fram.
När det däremot handlar om att genomföra digitala kundmöten och säljpresentationer gäller andra regler. Du har helt enkelt inte råd att låta exempelvis en dålig mikrofon vara skillnaden mellan en ny kund och ett ”nej tack”.
För de som vill få ut mer av sina digitala kundmöten och säljpresentationer har jag sammanställt en guide över saker som är bra att tänka på.
Guiden är skriven utifrån ett antal kriterier
- Jag utgår från den svenska marknaden, när det kommer till val av plattform för digitala möten.
- De tips jag ger i guiden ska fungera både på arbetsplatsen och hemmakontoret.
- Hårdvara ska vara enkel att installera och ha ett rimligt pris. Därmed diskvalificerar sig kostsam konferensutrustning, samt installation som kräver fast montering.
Slutligen innehåller guiden inget sponsrat innehåll. Råd ges utifrån egna erfarenheter och jag rekommenderar enbart produkter och tjänster jag själv är nöjd med.
Mötesplattform
Det finns flera leverantörer av plattformar för digitala möten. Till de vanligaste hör Zoom, Microsoft Teams, Skype och Google Meet.
Jag skulle personligen vilja slå ett slag för Microsoft Teams. Microsoft Teams är välintegrerat i Microsofts övriga produktfamilj och då de flesta företag redan använder deras mail- och kalenderklient upplevs det av många som ett naturligt, tryggt och säkert alternativ.
Om din motpart inte är bekant med Microsoft Teams går det också att bjuda in till digitala möten via en länk och slutligen finns det en mobilapplikation som gör att möten kan genomföras via smartphone eller annan enhet.
Av de andra plattformar som finns tillgängliga så är Zoom ett utmärkt alternativ. Dock är min bild att det inte är lika vanligt förekommande i Sverige. Google Meet och Skype är andra alternativ, men kan (möjligtvis) uppfattas som mer konsumentanpassade.
Tips: Microsoft Teams.
Mikrofon och högtalare
De flesta kan skriva under på att det är frustrerande att genomföra ett digitalt möte eller ett telefonmöte om motparten har en dålig mikrofon.
På samma sätt blir det svårt för dig att genomföra en bra säljpresentation om motparten inte klart och tydligt hör vad du säger.
Enligt mig är en bra mikrofon den viktigaste komponenten för en lyckad digital säljpresentation.
Om du arbetar i ett öppet kontorslandskap eller har högljudda familjemedlemmar i närheten är en lösning att använda ett bra headset.
Ett annat alternativ som jag vill rekommendera är att köpa en ljudpuck. Jag själv använder en Jabra Speak 710 och är mycket nöjd med den. Ljudpucken är portabel och innehåller mikrofon och högtalare i ett. Den ansluts enkelt via datorns USB-port och har dessutom bluetooth-anslutning, vilket innebär att jag också kan genomföra telefonmöten med den.
Dessutom är det möjligt att genomföra gruppmöten och videokonferenser eftersom ljudpucken fångar upp ljud från flera deltagare avsevärt bättre än vad datorns högtalare gör, samtidigt som alla tydligt hör vad motparten säger.
Tips: Investera i en bra ljudpuck för möten med en eller flera deltagare. För möten i öppna kontorslandskap är ett bra headset också en lösning.
Kamera och stativ
Efter att du investerat i en mikrofon, bör nästa prioritering vara en bra kamera. Om du har en modern laptop med en bra kamera går det att använda den. Tänk dock på kamerans placering.
Om du vill använda datorns inbyggda kamera är ett tips är att placera din laptop på något, till exempel en låda så att kameran hamnar i ögonhöjd. På så sätt slipper du filmas ur den mindre smickrande vinkeln snett nedifrån.
En annan nackdel med datorns inbyggda kamera är om ni ska vara flera mötesdeltagare. Det kan se lite lustigt ut med två personer som trängs framför datorn för att båda ska komma med i bild.
Jag skulle rekommendera dig att köpa en bra extern kamera för säljpresentationer och enbart använda datorns inbyggda kamera vid interna möten.
En kamera som jag kan tipsa om är Logitech 930e. Till den har jag köpt ett mindre stativ, så att jag kan justera kamerans placering beroende på om vi är en eller flera mötesdeltagare. Det finns kameror som marknadsför mycket hög upplösning i exempelvis 4K. Däremot tycker jag inte att det är nödvändigt att köpa en sådan kamera om ditt syfte är att genomföra digitala kundmöten. Detta eftersom de flesta mötesplattformar ändå inte tillåter en sådan hög upplösning. Läs på lite om kameran du vill köpa och gå igenom kundrecensioner så hittar du förhoppningsvis en kamera som passar dina behov.
Tips: Använd en extern webbkamera med stativ. Det blir då enkelt att justera kamerans placerings beroende på antal mötesdeltagare.
Ljus, placering och klädsel
Placera kameran så att du har ljuset framför dig, men inte bakom dig. Ljuset från till exempel ett fönster framför dig gör att du syns tydligt.
Se till att det är snyggt och rent bakom dig och sitt gärna med ryggen mot en vägg – det skapar en snygg inramning för mötet och din motpart slipper se andra människor passera bakom dig. Testa olika positioner innan du startar mötet, så att du vet att motparten ser dig från din bästa sida.
Tänk också på att titta in i kameran under mötet och inte på datorskärmen. Ögonkontakt är en viktig del av det sociala samspelet och gör det lättare för motparten att förstå och tolka dina signaler och ansiktsuttryck.
Angående klädval rekommenderar jag dig att klä dig på precis samma sätt som du gjort om du besökt den potentiella kunden på dennes kontor.
Tips: Placera dig på ett sätt så att du har en ljuskälla framför dig – inte bakom dig. Klä dig ändamålsenligt och fäst blicken på kameran.
Övrigt
Se till att ansluta till mötet i god tid, så att du kan släppa in kunden i mötesrummet. Många tycker också att det är skönt att ha en presentation som stöd under mötet. Jag själv brukar starta mina möten från kameraläget. Efter att vi hunnit säga hej till varandra och småpratat, växlar jag över till en kundpresentation i Powerpoint och när jag gått igenom den växlar jag tillbaka till kameraläget igen.
Jag hoppas att denna guide kan hjälpa dig att bli mer framgångsrik i framtida kundmöten. Om du har några frågor är du givetvis också välkommen att kontakta mig på robin.soderstrom@jkrs.se
Ha en trevlig dag!
